প্রায় প্রতিটি প্রকিউরমেন্ট অডিটে যে পাঁচটি পর্যবেক্ষণ পাওয়া যায়

অডিট পর্যবেক্ষণ সাধারণত যারা প্রকিউরমেন্ট পরিচালনা করেছেন তাদের কাছে বিস্ময়কর নয়। এগুলো প্রায় সবসময় মাসখানেক আগে সময়ের চাপে নেওয়া একটি সিদ্ধান্তের পূর্বানুমেয় পরিণতি, যা কেউ যথাযথভাবে লিখে রাখেনি।

১. অসম্পূর্ণ মূল্যায়ন রেকর্ড

মূল্যায়ন প্রতিবেদনে একটি সিদ্ধান্ত উল্লেখ থাকে কিন্তু তার কার্যপ্রণালী থাকে না। একজন দরদাতাকে অ-সাড়াদানযোগ্য বলে চিহ্নিত করা হয়েছে, কিন্তু ফাইলে দেখানো নেই কোন ধারার বিপরীতে। এটি ঠিক করতে হলে সিদ্ধান্ত নেওয়ার মুহূর্তেই নির্দিষ্ট ITB বা BDS রেফারেন্সের বিপরীতে পর্যবেক্ষণ লিপিবদ্ধ করতে হবে।

২. অসামঞ্জস্যপূর্ণভাবে প্রয়োগকৃত মানদণ্ড

একজন দরদাতাকে স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করা হয়, একই ঘাটতিসম্পন্ন আরেকজনকে করা হয় না। মূল্যায়ন মানদণ্ড দরপত্র খোলার আগেই নির্ধারিত হতে হবে এবং প্রতিটি দরপত্রে অভিন্নভাবে প্রয়োগ করতে হবে।

৩. তারিখবিহীন চিঠিপত্র

তারিখবিহীন স্পষ্টীকরণ অনুরোধ ও জবাব সময়সীমা মেনে চলা হয়েছে তা প্রমাণ করা অসম্ভব করে তোলে। প্রতিটি প্রেরিত ও প্রাপ্ত ডকুমেন্টে একটি তারিখ ও রেফারেন্স থাকা প্রয়োজন।

৪. অসমর্থিত ভেরিয়েশন

একটি ভেরিয়েশন অর্ডার বিদ্যমান কিন্তু এর যৌক্তিকতা, অনুমোদন এবং সংশোধিত BOQ তার সাথে নেই। ভেরিয়েশনই সেই জায়গা যেখানে চুক্তি ফাইল সবচেয়ে বেশি ভেঙে পড়ে।

৫. অনুপস্থিত সরবরাহ প্রমাণ

পেমেন্ট সনদায়িত হয়েছে কিন্তু পরিদর্শন প্রতিবেদন, ডেলিভারি চালান বা পরীক্ষা সনদ অনুপস্থিত। যদি পণ্য পরিদর্শন করা হয়ে থাকে, তবে সেই পরিদর্শনের একটি রেকর্ড থাকতে হবে।

অভিন্ন সূত্র

এই পাঁচটিই বিচার-বিবেচনার ব্যর্থতা নয়, বরং ডকুমেন্টেশনের ব্যর্থতা। মূল্যায়ন সাধারণত যথাযথই ছিল; শুধু ফাইলটি তা প্রমাণ করে না। কাজ চলাকালীনই রেকর্ড তৈরি করুন, তাহলে অডিট পুনর্গঠনের পরিবর্তে একটি পাঠ অনুশীলনে পরিণত হবে।